展中到展后 72 小时：用 AI 把名片、录音与口头承诺变成可执行跟进

现场记录为什么会漏：三个常见断点

展会上信息产生的速度快过记录速度。客户站在展位前，往往在一两分钟内说出需求、数量区间、目标市场和决策流程；接待同事一边讲解一边记，能落到纸面的通常只剩公司名。等到撤展，团队记得的是「那个做北欧渠道的客户」，而不是具体型号。

断点一般出现在三处：记录方式不统一，有人写笔记本、有人拍照、有人只在聊天软件里留一句话；录音与名片分离，回来对不上人；承诺没有落成动作，「我回去发报价」没有对应的截止时间。用 AI 处理之前先把这三处统一收拢，否则只是把混乱搬进模型。

下面这套做法分三段：展中照卡填、当晚批量整理、展后 72 小时内完成第一轮触达。工具不是重点，字段和节奏才是重点。

展中：一张现场卡，一次 60 秒语音

每位接待同事用同一张现场卡，纸质或手机备忘录都行，只填六个字段：客户称呼与公司、国家或地区、关注的产品型号、数量或年采购量区间（客户原话）、当前供应来源与不满点、下一步承诺（谁在什么时间做什么）。

名片拍照后立刻在照片备注里写客户提到的型号，避免晚上面对一堆名片想不起谁是谁。客户离开后 60 秒内录一段语音备忘，用自己的话复述上述六点，重点保留客户原话里的形容词，比如「太厚」「交期太长」「包装要能直接上架」。这些原话是后面写跟进邮件的素材。

每晚把当天的现场卡照片、名片照片、语音文件放进同一个以日期命名的文件夹，第二天换人接待也能接上。

• 现场卡六字段：称呼与公司、国家或地区、关注型号、数量区间、现有供应商与不满点、下一步承诺
• 名片照片加一行备注：客户提到的型号
• 客户离开后 60 秒语音备忘，保留原话形容词
• 当天文件进同一个日期文件夹，命名统一

当晚 30 分钟：让 AI 做整理，不做判断

把当天的现场卡文字和语音转写一起交给模型，用一条固定提示词：「你是外贸展会的记录整理助手。下面是我今天的现场卡文字和语音转写。请按客户逐条输出：一、公司与国家；二、关注型号；三、需求与不满点，引用客户原话；四、承诺事项与时间；五、信息缺口，列出下次需要确认的三个问题。不要补充我没有提供的信息，缺失就写「未提及」，输出用表格。」

拿到输出后与当天的名片堆对一遍，重点看「信息缺口」一栏，它是第二天的提问清单。同一家公司多人接待的，合并成一条，保留信息最全的那份，其余内容作为补充。

这一段刻意不让模型做两件事：不判断客户价值等级，不生成最终邮件。分级和对外措辞留到有人在场、能核对事实的时候再处理。

展后 72 小时：三级分层与三段跟进

分层标准提前写下来：A 类是现场给出型号、数量区间与时间节点的；B 类是有明确需求但缺一项关键信息的；C 类是只交换名片、没有具体需求的。依据是客户说过的内容，不是接待时的感觉。

三段内容分开写：A 类在 24 小时内发出一封包含型号、关键参数和下一步动作（寄样、视频看厂、报价时间）的邮件；B 类在 48 小时内发一封只问一个问题的邮件，把缺口补上；C 类在 72 小时内发一封简短介绍加一句针对性提问。

写 A 类邮件可以用这条提示词：「根据下面的客户记录写一封英文跟进邮件。要求：不超过 150 词；开头引用客户在展会上说过的具体问题；正文只给一个明确的下一步和两个可选时间；不做价格承诺；不使用最高级形容词。另附三个主题行备选。」

发出前人工改三处：称呼、型号、时间。这三处是模型按模板填写时出错概率较高的地方，改完再发。

• A 类：24 小时内，型号与下一步动作
• B 类：48 小时内，只问一个问题补缺口
• C 类：72 小时内，简短介绍加一句提问
• 每封发出前核对称呼、型号、承诺时间

复核线与需要留意的边界

复核线只有一条：所有对外邮件由写的人之外的一位同事读一遍，只查三件事——型号对不对、承诺的时间能不能兑现、有没有替公司做出不该做的承诺。

语音转写和名片信息属于客户个人信息，存放位置与访问权限按公司内部规定执行，涉及跨境传输时先确认内部要求；数据保护、平台规则与出口管制相关的具体条款变化较快，以官方最新发布的信息为准。

别把模型生成的客户画像当成事实。展会上的一句「我们在看新供应商」不等于采购计划，跟进时用提问去验证，而不是用推断填空。

整套流程先跑完一次展会，再回头调整字段和分层标准，不要一次设计到完备。